5 việc nên làm với các thiết bị công ty cấp trước khi nghĩ việc

Vào ngày cuối cùng tại công ty, ngoài những tiệc chia tay bịn rịn, bạn còn phải làm một việc quan trọng là sao lưu và xóa hết những gì của bạn trong tính, smartphone mà cơ quan cấp.

Đây là một công việc tưởng chừng đơn giản, nhưng lại đòi hỏi bạn phải cẩn trọng và đôi khi cần sử dụng những công cụ để bảo đảm rằng việc xóa những tập tin bạn đã tạo ra hoàn toàn sạch sẽ, thậm chí cả phần mềm phục hồi dữ liệu cũng không cứu được.

Bài viết sẽ hướng dẫn bạn các bước để sao lưu và xóa dữ liệu cá nhân của bạn trên máy tính, smartphone của cơ quan trước khi bàn giao chúng lại.

1. Sao lưu dữ liệu

Trước khi xóa, bạn nhất thiết phải nhớ việc sao lưu chúng vào một khu vực chỉ bạn có quyền truy cập. Đó có thể là USB Flash Drive, hoặc bạn có thể đưa chúng đến các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox hay OneDrive, song nếu dữ liệu của bạn khá lớn (như ảnh, video) thì giải pháp dùng USB là cần thiết hơn cả.

Đối với email cơ quan, bạn sẽ không thể truy cập vào đó nữa, do vậy những email và danh bạ quan trọng thì hãy forwards chúng về tài khoản email cá nhân của mình.

2. Kiểm tra cổng USB

Đối với các máy tính để bàn thì việc kiểm tra các cổng USB vốn nằm khuất sau máy là điều cần thiết, vì biết đâu bạn đã cắm sẵn USB Flash Drive hay Bluetooth Dongle dùng kết nối với thiết bị di động qua kết nối Bluetooth…

Xem thêm Cách hiển thị tệp ẩn trong Mac OS X

3. Đóng Email của bạn

Nếu bạn dùng trình quản lý mail trên máy tính (như Mail, Outlook…) hãy xóa toàn bộ email trong hộp Inbox của bạn rồi mới chọn Log Out.

Dù vậy việc này có thể khác ở mỗi công ty, nhiều tổ chức bắt buộc việc lưu lại toàn bộ email của nhân viên sau khi họ nghỉ hàng tháng, thậm chí cả năm.

4. Dọn dẹp máy tính

Nếu bạn không có quyền quản trị trên thiết bị, bạn cần xóa toàn bộ những thông tin nhạy cảm của riêng mình trước khi bàn giao nó lại cho bộ phận IT.

Còn nếu bạn có toàn quyền, hãy xoá toàn bộ có thể.

Nếu bạn dùng máy Mac, bạn có thể xóa toàn bộ bằng việc cài đặt lại Mac OS X, Apple có hướng dẫn tại địa chỉ này: https://support.apple.com/en-us/HT204904
Nếu đang chạy máy Windows, hãy sử dụng DBAN (http://www.dban.org/) để xóa dữ liệu an toàn, đảm bảo không thể phục hồi. Hoặc bạn có thể dùng KillDisk để thực hiện công việc quan trọng này.

Có thể bạn nghĩ công việc này không quan trọng, nhưng bạn thường không đoán được chiếc máy tính sau khi bàn giao lại cho một nhân viên khác thì sẽ như thế nào.

Xem thêm Mở khoá Apple ID bị vô hiệu hoá một cách dễ dàng

5. Dọn dẹp cho smartphone

Nếu cơ quan cấp cho bạn điện thoại khi làm việc, hãy xóa dữ liệu bạn đã lưu trước khi bàn giao lại, may mắn là việc xóa dữ liệu trên smartphone nhanh và dễ hơn trên máy tính.

Đối với iPhone, bạn vào Settings > General > kéo xuống và chọn Reset > chọn tiếp “Erase All Content and Settings.” để xóa và đưa máy về trạng thái như sau khi mở hộp.

Đối với smartphone dùng Androdi, bạn vào Settings > Personal > tìm Backup and Reset > chọn “Factory Data Reset.” (Một số smartphone Android có thể khác nhau, nhưng phần Factory Data Reset có đường dẫn khá tương đồng).

Làm gì nếu bạn không có quyền xóa thiết bị

Đa phần những cách trên đều không đúng lắm, nhất là môi trường văn phòng tại Việt Nam, khi mà bạn không thể có quyền to hơn bộ phận IT

Trường hợp này, việc cậy nhờ IT có thể là phương cách cuối cùng. Nhưng bạn cũng nên thực hiện một số bước trước đó như:

Log Out toàn bộ dịch vụ mà bạn hay dùng trên máy, ví dụ Slack, Viber, Skype, WhatsApp…
Chắc chắn là bạn xóa toàn bộ mật khẩu lưu trên trình duyệt máy tính. Các trình duyệt phổ biến hiện tại như Chrome, Safari, Firefox luôn lưu mật khẩu của bạn và đưa nó vào tài khoản Google ID, iCloud hay Firefox Sync. Nếu đã login vào tài khoản, hãy nhớ log out ra khỏi trình duyệt và lựa chọn xóa toàn bộ lịch sử duyệt web.

Xem thêm Cách bỏ qua màn hình khóa trên Windows 10

Còn nếu bạn dùng trình duyệt chỉ dành cho công việc, hoặc trình duyệt login vào tài khoản công việc của bạn thì bạn có thể buộc nó quên toàn bộ mật khẩu.

Đối với Google Chrome, vào Menu > Settings > chọn Show advanced settings > dưới mục “Passwords and forms” chọn Manage passwords. Một hộp thoại sẽ hiện ra danh sách mật khẩu đã lưu và xóa chúng đi. Nên nhớ là việc này sẽ đồng thời xóa toàn bộ mật khẩu lưu trên tài khoản Google ID của bạn, nên bạn chỉ thực hiện khi đang dùng tài khoản được cơ quan cấp.

Đối với trình duyệt Safari, vào Preferences > chọn thẻ Passwords để hiện danh sách mật khẩu đã lưu, bạn có thể xóa chúng tại đây, để xóa hoàn toàn, bạn chọn toàn bộ rồi bấm Remove.

Đối với Firefox, bạn vào Menu > Options > chọn Security > Saved Login… rồi lựa chọn trang web bạn muốn gỡ mật khẩu đăng nhập trong danh sách và bấm Revove. Để xóa toàn bộ thì có thể bấm “Remove All”.